Das Wichtigste in Kürze
Wer im Betrieb Gefahrstoffe verwendet, muss ein Verzeichnis darüber führen. So verlangt es § 6 Absatz 12 der Gefahrstoffverordnung. Das gilt auch für Büros: Entkalker, Sanitärreiniger, Desinfektionsmittel oder Druckluftspray sind oft Gefahrstoffe.
Ein fehlendes Verzeichnis ist eine Ordnungswidrigkeit, bußgeldbewehrt bis 50.000 Euro. Anders als bei vielen anderen Arbeitsschutzpflichten braucht es dafür keine vorherige Anordnung der Behörde. Die Vorlage auf dieser Seite enthält alle Pflichtangaben und eine Startliste mit den Produkten, die in Büro und Verwaltung typischerweise dazugehören.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wer muss ein Verzeichnis führen? | Jeder Arbeitgeber, in dessen Betrieb Gefahrstoffe verwendet werden. |
| Was muss drinstehen? | Fünf Angaben: Bezeichnung, Einstufung, Mengenbereich, Arbeitsbereich, Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt. |
| Wer darf es einsehen? | Alle betroffenen Beschäftigten und ihre Vertretung, ausgenommen die Mengenangaben. |
| Gibt es eine Ausnahme? | Ja, wenn nur Tätigkeiten mit geringer Gefährdung ausgeübt werden. Das muss sich aus der Gefährdungsbeurteilung ergeben. |
Die Vorlage
Vorlage Gefahrstoffverzeichnis
Tabelle mit den fünf Pflichtangaben und empfohlenen Zusatzspalten, Startliste mit typischen Produkten aus Büro und Verwaltung, Ausfüllhinweise. Auch mit LibreOffice und Numbers nutzbar.
Die fünf Pflichtangaben
Die Verordnung nennt fünf Angaben, die das Verzeichnis mindestens enthalten muss. Die meisten stehen im Sicherheitsdatenblatt, das der Lieferant mitgibt. Die Vorlage hat für jede Angabe eine eigene Spalte.
| Nr. | Angabe | Woher | Hinweis |
|---|---|---|---|
| 1 | Bezeichnung des Gefahrstoffs | Etikett, Sicherheitsdatenblatt Abschnitt 1 | Handelsname und Hersteller, damit das Produkt eindeutig ist. |
| 2 | Einstufung oder gefährliche Eigenschaften | Sicherheitsdatenblatt Abschnitt 2 | Gefahrenpiktogramme und H-Sätze übernehmen, nicht schätzen. |
| 3 | Im Betrieb verwendete Mengenbereiche | eigene Einschätzung | Bereiche genügen, zum Beispiel „unter 1 Liter“ oder „1 bis 10 Liter im Jahr“. |
| 4 | Arbeitsbereiche mit möglicher Exposition | eigener Betrieb | Wo mit dem Produkt gearbeitet wird, etwa Teeküche, Druckerraum, Putzraum. |
| 5 | Verweis auf das Sicherheitsdatenblatt | Lieferant oder Hersteller | Ablageort oder Dateipfad, unter dem das Datenblatt liegt. |
Die Angaben 1, 2, 4 und 5 müssen allen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein. Ein Verzeichnis, das verschlossen im Schrank der Geschäftsführung liegt, erfüllt die Pflicht nicht.
Was in einem Büro typischerweise dazugehört
Ob ein Produkt ein Gefahrstoff ist, verrät zuerst das Etikett: Trägt es ein Gefahrenpiktogramm, also eine rot umrandete Raute mit schwarzem Symbol, gehört es auf die Liste. Das Sicherheitsdatenblatt schafft dann Gewissheit.
In Büro und Verwaltung sind das häufig:
| Produktgruppe | Hinweis |
|---|---|
| Entkalker für Kaffeemaschinen und Wasserkocher | Häufig als reizend oder ätzend eingestuft. |
| Sanitär- und Kalkreiniger | Häufig eingestuft, besonders säurehaltige Produkte. |
| Spülmaschinentabs und Klarspüler | Häufig eingestuft. |
| Flächen- und Händedesinfektionsmittel | Oft entzündbar wegen des Alkoholgehalts. |
| Druckluftspray zur Gerätereinigung | Meist extrem entzündbares Aerosol. |
| Sprüh- und Kontaktkleber | Häufig lösemittelhaltig. |
| Korrekturflüssigkeit auf Lösemittelbasis | Je nach Produkt eingestuft. |
| Toner und Tinten | Meist nicht eingestuft. Das Sicherheitsdatenblatt klärt es. |
Die Startliste in der Vorlage enthält diese Produktgruppen als Vorschlag. Die Einstufung ist bewusst leer gelassen: Sie hängt vom konkreten Produkt ab und muss aus dessen Sicherheitsdatenblatt kommen.
Wenn eine Reinigungsfirma putzt
Produkte, die eine beauftragte Reinigungsfirma mitbringt und selbst verwendet, gehören in deren Verzeichnis. Was in Ihrem Büro steht und von Ihren Beschäftigten benutzt wird, gehört in Ihres, auch wenn es nur der Entkalker in der Teeküche ist.
Schritt für Schritt ausfüllen
| Schritt | Was | Wie |
|---|---|---|
| 1 | Rundgang machen | Teeküche, Putzraum, Druckerraum, Lager und Technikräume durchgehen. Alles notieren, was ein Gefahrenpiktogramm trägt. |
| 2 | Sicherheitsdatenblätter besorgen | Beim Lieferanten anfordern oder auf der Website des Herstellers suchen. Bei Einkäufen im Einzelhandel liegt meist keines bei, es lässt sich aber anfordern. |
| 3 | Tabelle ausfüllen | Je Produkt eine Zeile. Einstufung und H-Sätze aus Abschnitt 2 des Datenblatts übernehmen. |
| 4 | Zugänglich machen | An einem Ort ablegen, den alle Beschäftigten erreichen, zum Beispiel im gemeinsamen Laufwerk. |
| 5 | Aktuell halten | Neues Produkt, neue Zeile. Empfehlung: das Verzeichnis einmal im Jahr durchsehen, etwa zur Sitzung des Arbeitsschutzausschusses. |
Die Vorlage hat neben den Pflichtspalten drei empfohlene Zusatzspalten: ob sich ein Produkt durch ein weniger gefährliches ersetzen lässt, ob eine Betriebsanweisung vorliegt und wann zuletzt unterwiesen wurde. Die sind nicht Teil der Pflicht nach Absatz 12, sparen aber den zweiten Durchgang.
Verzeichnis, Betriebsanweisung und Unterweisung
Das Verzeichnis ist der Anfang, nicht das Ende. Es hängt an der Gefährdungsbeurteilung: § 6 der Gefahrstoffverordnung macht die Beurteilung von Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ausdrücklich zum Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz.
Wer mit Gefahrstoffen arbeitet, braucht außerdem eine schriftliche Betriebsanweisung und muss darüber unterwiesen werden. Das regelt § 14 GefStoffV.
Wie die Gefährdungsbeurteilung aufgebaut ist und wie sie für einen Büroarbeitsplatz aussieht, steht mit Vorlage und Muster auf gbu-vorlage.de.
Häufige Fehler
Woran Gefahrstoffverzeichnisse in der Praxis scheitern
- Nie angelegt. „Wir sind nur ein Büro“ ist kein Ausnahmetatbestand.
- Einstufung geschätzt. Die Einstufung gehört aus dem Sicherheitsdatenblatt, nicht aus der Erinnerung.
- Datenblätter fehlen. Ohne Datenblatt fehlt Pflichtangabe 5, und Angabe 2 steht auf wackligen Füßen.
- Nicht zugänglich. Die Beschäftigten müssen die Angaben einsehen können.
- Einmal angelegt, nie gepflegt. Jedes neue Produkt gehört sofort in die Liste.
Häufige Fragen
Brauchen wir im Büro wirklich ein Gefahrstoffverzeichnis?
Ja, sobald im Betrieb Gefahrstoffe verwendet werden. In Büros sind das oft Entkalker, Reinigungs- und Desinfektionsmittel oder Druckluftspray. Ausgenommen ist nur, wer ausschließlich Tätigkeiten mit geringer Gefährdung nach § 6 Absatz 13 GefStoffV ausübt, und das muss sich aus der Gefährdungsbeurteilung ergeben.
Was bedeutet „Tätigkeiten mit geringer Gefährdung“?
Die Verordnung nennt vier Gesichtspunkte: die gefährlichen Eigenschaften des Stoffs, eine geringe verwendete Menge, eine nach Höhe und Dauer niedrige Exposition und die Arbeitsbedingungen. Ergibt die Gefährdungsbeurteilung insgesamt nur eine geringe Gefährdung, entfällt die Pflicht zum Verzeichnis. Die Beurteilung selbst entfällt nicht.
Muss ich die H-Sätze eintragen?
Pflicht ist die Einstufung oder eine Angabe zu den gefährlichen Eigenschaften. Die Gefahrenpiktogramme und H-Sätze aus Abschnitt 2 des Sicherheitsdatenblatts sind dafür der einfachste und eindeutigste Weg.
Woher bekomme ich die Sicherheitsdatenblätter?
Vom Lieferanten, der sie beruflichen Verwendern zur Verfügung stellen muss, oder von der Website des Herstellers. Wer ein Produkt im Einzelhandel kauft, bekommt meist keines mit, kann es aber beim Hersteller anfordern.
Was passiert, wenn wir kein Verzeichnis haben?
Wer entgegen § 6 Absatz 12 kein Gefahrstoffverzeichnis führt, handelt ordnungswidrig nach § 22 Absatz 1 Nummer 2 GefStoffV. Die Geldbuße kann nach § 26 Absatz 3 Chemikaliengesetz bis zu 50.000 Euro betragen, ohne dass vorher eine Anordnung ergangen sein muss.
Was kostet die Vorlage?
Nichts. Sie dürfen sie im eigenen Betrieb frei verwenden und anpassen, eine Anmeldung ist nicht nötig.